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党政办公室职责
发布时间:2014-4-15 浏览次数:1340次

党政办公室是在董事会、党委和院长的领导下,负责全院行政事务、党务、人事工作的办事机构,起承上启下、内外联系、协调服务等重要作用。党政办公室设主任一名,行政秘书一名,党务和人事秘书一名。

 

党政办公室主任职责

党政办主任室在董事长、书记和院长的领导下,主持党政办公室全面工作。其主要职责是:

(一)在董事会、党委和院长的领导下,执行党和政府的教育方针、政策和上级的有关指标和文件精神,落实学院各项工作。

(二)执行董事会、党委和学院的各项决定、决议和通知等,检查、督促各部门执行落实情况并及时将有关信息反馈给相关领导。

(三)主持安排学院的重要活动、会议等,协调其他各部门办理学院综合性工作,主持好新生报到、开学典礼、各种庆典和重要学院性会议等。

(四)负责起草学院综合性文件和全院性对外文件、工作计划、报告、总结、请示、规划、决议、通知、通告、喜报等。

(五)负责起草全院性的各项规章制度。

(六)负责起草、审核、签订、保管学院对外的各种合同。

(七)负责保管、使用学院钢印和各部门公章。

(八)负责学院的外事工作,聘请外教,洽谈对外合作办学等。

(九)负责全院的接待工作。

(十)负责党委和学院的宣传工作。

(十一)完成领导交办的其他工作。

(十二)及时处理上级下发我院的文件、信函,检查、督促各部门执行、落实情况,并及时将有关信息反馈给相关领导。

行政秘书职责

(一)通过网络平台查收漳州市委教育工委市教育局、省委教育工委、省教育厅等上级下发的文件。工作日每天四次,即上午80083011001130,下午230330500530各一次(按我省公务员下班时间推迟15分钟)。周六周日及节假日每天上午900之前查收一次。

(二)查收漳州市委教育工委教育局、省委教育工委教育厅等上级下发的信函。工作日每天下午上班前到门卫值班室,领取学院、学院各部门、学院领导的信函。周六、周日及节假日由党政办值班人员查收。

(三)接受的文件、信函当天呈院领导签批,转送并督促各部门阅件办理,须上报材料的要在规定时间内容按时上报。

(四)每周五请示学院领导编排学院每周会议日程,每周一上午将会议安排张贴行政楼八楼公布栏,并送董事长一份,同时上传学院网站和教职工QQ群,提前一天做好参会人员的通知并送董事长1份。

(五)安排学院领导及党政办主持召开的各种会议,及时做好参会人员的通知,认真做好会议记录和会议签到。

(六)拟写好院长办公会议纪要和以学院名义发出的各种公文、信函、通知、决议、决定、公示,在当天或次天上午完成,每延误一天扣30元;总结、规划、工作计划等必须在3天内完成,每超过1天扣50元。

(七)攥写学院大事记,每周记录学院大事,每学期整理大事记。

(八)编辑出版学院院报,组织学院各部门及学生每月出版一期(寒暑假除外)。当月做好稿酬的统计、发放及院报的寄发。每月25日前编辑完成,26日送印刷厂印刷。

(九)编辑出版学院简报,每学期出版叁期,其中开学三周内一次,10周内1次,期末一次,寄发上级有关部门,反映学院工作动态。

(十)做好学院网站、学院综合栏目及学院党政办栏目的文字及图片更新,至少每周更新一次。

(十一)每周三,周五上午开启学院意见箱,收集整理师生反映的意见,当天呈院领导阅示。

(十二)做好学院有关决定、决议,及上级有关机要文件的保密工作。

(十三)负责党政办印章的保管和使用,开具学院行政介绍信、证明等,出现私开证明追究刑事责任。

(十四)负责刻制学院各部门印章,根据各部门需要报院长或书记同意后,一周内送公安部门刻制。

(十五)做好学院主要活动、上级领导及主要客人来访的拍摄,次日内完成新闻撰写及图片整理等。

(十六)做好上级领导及重要客人来访的接待,准备好签名簿、香烟、笔、墨、纸、茶水、果盘、纸巾等。客人到达之前要提前3小时通知,要在客人未到达之前做好全部准备工作。

(十七)整理、归档学院的各种公文、信函等文件资料及影像资料,以便查阅。每学期结束后在10天内归到档案室。

(十八)管理好学院的各种对外合同。出现合同丢失或泄漏,严重者追究刑事责任。

(十九)保管学院的各种房屋建筑的资料。

(二十)管理学院的第一、第二会议室及九楼多功能会议厅。督促、检查清洁工打扫、整理,随时保持整洁。如遇开会须提前30分钟做好准备,夏天要提前30分钟将空调开好。

(二十一)做好学院的宣传工作,根据学院需要及领导安排联系广告公司,做好布条、标语等,并协调后勤部门在指定位置悬挂、张贴等。

(二十二)做好学院大型会议的会务工作、台标、茶水、水果等。

(二十三)管理好学院各部门的电话,联系铁通公司安装、维修、调整等。

(二十四)提前一周做好学院法定节假日的放假通知,每学期结束前两周做好寒暑假放假及下学期开学通知。张贴公布栏,上传网站及教职工QQ群。

(二十五)提前一周做好周末、法定节假日及寒暑假学院和党政办的值班安排,并上墙公告值班人。

(二十六)负责寄发学院信件,当天寄出,及时统计每月结算。

(二十七)负责供应学院行政办公室所需桶装矿泉水,及时供应每月结算。

(二十八)及时做好学院年度教育统计报表,按时上报。                                (二十九)完成领导临时交办的其他工作。

 

党务秘书职责

(一)负责党务召开的各类会议的会务工作,并做好会议记录和参会人员的出勤登记。每漏通知一人扣5元,漏记录一次会议扣50元,记录不完整扣20元。做好会前会后人员签到,开会前一次,开会后一次,每漏一次扣50元。

(二)办理学院党员发展手续,办理转接党员组织关系。未按要求完成每次扣10元。

(三)按季度及时收取党员上交的党费,按上级党组织规定的比例及时上缴,妥善保存回拨党费。未按要求完成每次扣10元。

(四)策划学院年度发展党员计划,按计划发展学院党员。未按要求完成每次扣10元。

(五)开具学院党务系统的介绍信、证明等。

(六)做好业余党校的日常工作及党校的培训材料。

(七)协助预审党支部送审的建党对象和预备党员的材料。

(八)实施学院政治理论学习计划,每学期至少安排两次政治理论学习。

(九)及时完成学院季度、年度党员统计报表。

(十)协助党委做好学院的统战工作。

(十一)保管好党务系统的各项文件、资料。

(十二)做好教职思想政治考核。

(十三)完成学院领导交代的其他工作。

 

人事秘书

(一)落实学院年度教职工引进计划,在学院网站及时发布学院招聘信息,联系组织应聘人员面试、试讲、录用等。

(二)及时与新聘教职工签订劳动合同,20个工作日内完成聘任合同的签订(包括新聘或续聘合同),并盖章生效,一份送达教职工手中,其余部分由学院保存。教职工要求不签合同的,需在20个工作日内签好自愿不签的证明。提前三个月跟各系、各部门及院领导联系确定是否跟教职工续签合同;并及时与当事人沟通好是否续签,办理好各种手续。

(三)及时为教职工办理社保,在30个工作日内办理好新聘教职工的社保。若教职工不办理的,需在30个工作日内签好要求不办理社保的证明。

(四)管理教职工的人事档案。自教职工签订合同之日起,30个工作日内将教职工人事档案落户漳州市人才交流中心。

(五)办理教职工的户口落户,自教职工签订合同之日起30个工作日内将教职工户口落户到蓝田派出所我院集体户。

(六)办理教职工的请假手续,包括事假、病假、婚假、产假等,每个月25日前报到财务科进行工资结算。

(七)办理教职工的离职手续,每月25日之前报财务科进行社保减员,工资决算等。超过25日报财务科,造成社保已交,产生费用,承担30%的损失。

(八)建立全院教职工花名册,每年9月份编制好教职工通讯录,发放各部门并上传教职工QQ群。

(九)建立全院教职工校内人事档案,适时收集每位教职工的身份证、毕业证、学位证、职称证复印件,及各种获奖、荣誉证书复印件,收集每位教职工详细、准确的家庭住址和家庭电话。

(十)管理全院教职工的计划生育工作,协助教职工到蓝田开发区和蓝田派出所开具各种婚育证明。

(十一)做好教师、行政人员的年度考核工作,每学年结束前30天下发年度考核表,组织由院领导、系部主任、部门负责人等组成的考核小组,对教师、行政人员进行年度考核,并在学年结束前录入教职工档案。

(十二)做好全院教职工的上、下班考勤和全院性大会的考勤工作,每周统计教职工出勤的情况,每周一公布教职工上周的出勤情况,每月1日统计、公布教职工上月的出勤情况,并报财务科进行工资决算等。     

(十三)负责联系教职工进修、培训等事宜,提前30天为教职工联系好普通话考试、岗前培训,职称英语和计算机考试等。

(十四)为教职工办理教师资格证,按文件要求提前20天组织有条件评选的教职工办理教师资格证。

(十五)为教职工办理职称申报手续,按文件要求提前20天组织有条件参评的教职工,准备好各种材料参评助教、讲师、副教授、教授及其他各类职称评定手续。

(十六)做好年度人事统计工作,按文件要求及时上报年度人事统计表。

(十七)做好学院有关决定、决议及上级有关纪要文件的保密工作和教职工人事合同、人事档案和人事调整的保密工作。

(十八)及时化解教职工矛盾,处理好教职工的劳动纠纷。

十九)完成学院领导交代的其他工作。

 

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